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Matériel disponible au catalogue UGAP collectivités.

Prestations de mise en oeuvre réalisées par inop's.

Une solution efficace et rapide à mettre en oeuvre.

Simplifiez-vous la numérisation des courriers dans le cadre des projets d'amélioration continue

  • Lecture automatique

    Numérisation en lots

    Sur scanner professionnel Kodak A3/A4 recto/verso à chargeur

  • QR code

    Des fichiers PDF optimisés

    Transformation PDF avec OCR de qualité et de très petite taille

  • Traitement par lots

    Solution « Cloud 100% »

    Une lecture d’index parfaite sans apprentissage ni modèle

  • Génération automatique

    Séparation automatique

    Des documents passés au scanner par tampons Datamatrix

  • Archivage numérique

    Reconnaissance des index

    Moteur de lecture RAD-LAD avec contrôle et vidéocodage

  • Solution interconnectée

    Solution interconnectée

    Intégrez vos documents PDF et index XML dans votre SI métier

copie scannée

La Green Message box

Un concept unique

Une solution tout en un :

  • Préparation des courriers
  • Tampons séparateurs Datamatrix
  • Lecture automatisée via OCR
  • Indexation automatisée RAD-LAD
  • Fichiers PDF hyper-compressés
  • Horodatage par tampon PDF

Options disponibles :

  • Indexation garantie « Cloud 100% »
  • Workflow de validation factures
  • Stockage optionnel en GED
  • Reprise de fonds d'archives

Un concept unique

exam

Solution dédiée numérisation des factures

La borne Tactile de Numérisation

Avec son scanner
A4 professionnel

Une solution tout en un :

  • - Prêt à brancher en 1 heure
  • - Numérisation des courriers
  • - Reconnaissance RAD-LAD
  • - Distribution des courriers



En option :

  • - Numérisation des factures
  • - Reprise de fonds d'archives
  • - Parapheur électronique
  • - Gestion documentaire

Simple comme 1-2-3

exam

Transformation PDF avec OCR

  • Reconnaissance des caractères
  • Extraction du texte du courrier
  • Création de fichier PDF de petite taille
  • Compression différentielle avancée

Reconnaissance RAD-LAD facture

  • Reconnaissance automatique du Tiers
  • Extraction des informations du courrier
  • Date, Objet et Destinataire

Numérisation professionnelle

  • Scanner A4 Recto/verso 20 pages/min
  • Détecteur de passage papier en double
  • Pilotage par interface tactile sur PC HD

Contrôle et vidéocodage

  • Contrôle visuel du courrier
  • Saisie index complémentaires
  • Annotation et approbation

Préparation des lots

Préparation de la numérisation en lot. Tampon datamatrix pour un traitement automatique.
Préparation des dossiers et documents à numériser

Création des pages de séparateurs

  • Extraction des données des référentiels métiers
  • Création des pages séparateurs Datamatrix A4
  • Utilisation pour séparer et indexer les dossiers

Utilisation des tampons séparateurs

  • Tampons séparateurs carrés Datamatrix à apposer
    sur les premières pages de chaque document
  • Sépare et indique le type du document scanné
  • Coupure visuelle sur la borne de numérisation

Méthodologies de préparation en lots

  • Tri et nettoyage des documents à numériser
  • Suppression des agrafes, trombones …
  • Remplacés par des tampons séparateurs PDF
  • Création des lots à scanner avec pages séparateurs

Passage au scanner en lots

  • Scanners professionnels R/V à chargeurs
  • Numérisation par lots de 50 à 500 pages
  • Séparation préparation / numérisation

Workflow distribution

workflow
Intégration et distribution du courrier

Reconnaissance RAD-LAD courrier

  • Reconnaissance automatique du tiers
  • Extraction des informations du courrier
  • Lecture des dates, références, objet…

Visualisation et dispatching

  • Visualisation des courriers et indexation
  • Attribution du 1er superviseur
  • Détection des anomalies, doublons

Contrôle et distribution

  • Ajout pièces jointes et justificatifs
  • Signature graphique et électronique
  • Annotation par post it
  • Workflow superviseur au service/utilisateur

Parapheur électronique

Ecran de traitement des documents des bannettes de contrôle pour l'indexation documentaire.

Parapheur électronique de documents

  • Visualisation directe des documents en PDF
  • Suivi du flux et traçabilité des échanges
  • Choix libre ou contraint du prochain valideur

Ajouts d'information

  • Contrôle et complément des index
  • Tampons, Postits, Surlignage PDF
  • Ajout de commentaires externes

Ajout de justificatifs

  • Pièces jointes comme dans les mails
  • Ajout disque dur ou par numérisation
  • Le document est un dossier circulant

Signature des documents

  • Signature électronique probante
  • Signature graphique visuelle PDF
  • Simple comme glissé déposé
Une offre, deux modes d'exploitation: Local ou cloud

Installation locale au sein de votre SI

  • Mode préinstallé dans votre Borne de Numérisation
  • Installé sur vos propres serveurs physiques ou virtuels locaux
  • Compatible Windows 2008 et 2012, VMware et Hyper-V
  • Intégration facilitée avec le SI et les annuaires d’entreprise

Une seule offre, deux modes d’exploitation

Unique : la version « Cloud 100% »

  • Une garantie d’indexation à 100% de toutes vos factures
  • Supprime les tâches rébarbatives de contrôle d’indexation
  • Un coût à la facture très intéressant entre 20 et 50cts d’euros
  • Intelligemment couplée à une Borne de Numérisation locale
  • Disponible intégralement en ligne sans installation locale
  • Compatible avec une installation serveur pour le mode « 100% »

La version « Cloud 100% » vous garantit une lecture intégrale des index factures
sans nécessiter de modélisation ou apprentissage des documents !

Modes de numérisation

Mode de numérisation. 3 méthodes simples et économique.

Utilisation du copieur multifonction

  • Utilise la fonction Scan vers Disque ou FTP
  • Valorisation du matériel existant
  • Utilisation des tampons séparateurs Datamatrix
  • Compatible avec la version  « Cloud 100% »

Borne de numérisation intégrée

  • Solution toute-en-un avec micro PC et scanner
  • Logiciel préinstallé dans la borne de Numérisation
  • Ecran tactile pour une numérisation du bout des doigts
  • Solution performante OCR - RAD - LAD intégrée
  • Ecrans de contrôle et vidéocodage déportés
  • Directement connectée avec la version « Cloud 100% »

Scanner local connecté au poste utilisateur

  • Pilotage local d’un scanner certifié Kodak, Fuji ou Epson
  • Chargeur 50 à 250 pages recto/verso automatique
  • Scanner professionnel A4/A3 de 40 à 120 images/minute
  • Détection des tampons Datamatrix à l’écran
  • Autorotation des pages et détourage automatique

Compatibilité maximale

Des solutions économiques

Une solution Documalis

Nos autres formules de solution adaptés à vos besoins.
Des solutions ergonomiques, pérennes et agiles pour la dématérialisation globale des documents administratifs

La Green Facture Box

  • Dématérialisation des factures fournisseurs
  • GED, Workflow et lecture PDF avec OCR, RAD-LAD
  • Connectée avec la comptabilité et envoi PES V2

La Green Message Box

  • Numérisation et distribution du courrier entrant
  • GED et workflow du courrier entrant et sortant
  • Suivi, traçabilité et statistiques de traitement

La Green Archive Box

  • Reprise de fonds dossiers et archives
  • Séparateurs et tampons Datamatrix
  • Archivage de PDF avec OCR automatisé

La Green Exam Box

  • Numérisation des copies d’examen
  • Identification de l’étudiant et de la note
  • Publication dans le portail étudiant
Toutes nos solutions sur www.documalis.com
PDF
GED
LRE